时间管理--致系统管理员 读后感

我所理解的时间管理可以分为两部分:

  • 规划时间(决定哪段时间做什么)
  • 利用时间(高效地利用当前时间段)

使用日程表和Todo笔记(规划)

  • 每天早上,花10分钟计划自己的一天
  • 晚上离家之前,管理未完成的任务
  • 将非工作的内容也纳入笔记进行管理
  • 假如经常有突然插入的干扰任务,就为他们预分配一些时间
  • 没做完的,一定要移入明天的Todo 大脑只做运算,不做存储。(利用)

充分利用大脑

  • 把需要记住的东西从大脑中挪走,用别的自己信任的系统记下来(Evernote) 选择合适的多任务(规划)

充分利用多任务

  • 要意识到哪些任务是多任务,哪些不是
  • 属于多任务的好工作是:要马上做,但可以等的任务。(下载超大文件,备份,编译等等)
  • 切换任务的时候,花一点时间记录你做到哪里了。这样返回到这个任务比较容易。

规划自己的Routine

  • 设计自己的Routine,让其他人也知道。 形成习惯。(规划+利用) 设定工作优先级(规划)

优先级

  • 设定短期/长期目标,也设定优先级
  • 假如手头的工作都是重要度最高的,就按工作表的次序做起。(与其苦恼该做什么,还不如简化决策,马上开始做)
  • 做事的目标是追求效果。按照客户预期来安排优先级(从短到长)会较好。
  • 如何选择项目的优先级:简单的?有趣的?保险的?根据旧的项目而有明确后续目标的?都不是,应该是对机构的目标有最大正面影响的项目。做重大且有正面影响的大项目 管理上司(规划)

管理上司

  • 确定上司知道我的职业生涯目标,告诉他你的梦想和目标,不要害怕。这样上司会给予feedback,会告诉你要走到这个位置,需要完成哪些成就和经历。
  • 适当地往上委派(upwards delegation)
  • 了解并协助上司完成目标(私下问他们,目标是什么,我可以如何协助他们达成这个目标。如果我知道了,就可以将这些目标记在心里,用更有效的方式对团队做出贡献) 保持专注。(规划+利用)

利用好时间

  • 找到自己最能维持专注的时间段(规划+利用)
  • 办公室里最安静的一个小时是第一个小时 Email 管理(利用):

管理email

  • 对每封email,只读一次
  • 要回复但无法立即回复,放入当天todo
  • 把别人道谢或称赞的mail放到某个文件夹,用于鼓励自己以及绩效回顾

传递正能量的箴言

  • 迟早要做,晚做不如早做
  • 信任流程
  • (关于收拾工作环境)当你犹豫的时候,扔掉它
  • 远离游戏和IM
  • 如果是每天都要做的事情,早点完成

良好的应对客户的话术

  • 还有什么要补充的吗
  • 我记下了你的重点了吗

其它忠告

  • 改变东西之前,备份……
  • 永远要测试自己的工作
  • 你必须经常高估工作时间,这样能比较保险

如果要问,答案永远是“是”的问题:

  • 现在是保存文件的好时机吗?
  • 我应该带着笔记吗?
  • 我应该把它加入todo list吗?
  • 我应该现在就做这些小任务或琐碎的事情吗?

各种工具:

  • life balance
  • leave

会议组织/主持者的技巧:

  • 总是提前24小时寄出提醒邮件
  • 列出完整的日期、时间、时区
  • 包含指向说明文件的URL
  • 包含议程表
  • 调试音频视频设备,就再提早5分钟或更多
  • 总是准时开始(把最重要的项目摆在最前面,人们会讨厌你,但以后会准时)
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